浙江省四川商会档案管理、保密制度
第一章 总 则
第一条 为加强浙江省四川商会（以下简称商会）档案管理工作，有效记录商会发展历程，确保档案资料的原始性、真实性和安全性，促进各项工作的正常开展，结合商会实际，依据《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国劳动合同法》、《习近平新时代中国特色社会主义思想》、《社会组织登记管理条例》、《浙江省异地商会管理办法》、《中国社会组织AAAAA》标准、《浙江省工商联四好商会》标准、《浙江省工商联优秀商会》标准及《浙江省四川商会章程》的规定，特制定本制度。
第二条 档案管理职责
（一）由商会办公室牵头，负责各部门日常工作中所有具有保存利用价值的文字、实物、声像、电子文档等历史记录文件材料收集。
（二）商会办公室做好档案材料经常性的收集整理。
第二章 归档范围
第三条 浙江省四川商会归档文件材料。
（一）商会文件。
（二）会计档案。
（三）活动素材（含照片、录音、 录像、计算机光盘、U 盘或硬盘等）。
（四）会议中形成的重要文件，包括会议的通知、决议、会议记录、纪要、总结、法律文件等。
（五）上级有关单位向商会的发文、函件及与有关部门往来的公文等。
（六）与商会有关的信息材料，包括商会重要活动的剪报、会议资料等。
（七）对外签订的合同、协议、备忘录等相关文本资料。
第四条 档案文件、资料归档份数１份，对重要、使用频繁的文件材料可多归档１份副本供日常使用。
第三章 档案编码
第五条 档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则。
第六条 所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
第七条 档案分类名称一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
第八条 档案盒内首页应设“文件存档目录”，文件归档时依序编号、放置存档。
第四章 档案保管
第九条 建立档案登记台帐，做到帐卷相符。利用计算机对档案进行管理，建立机读目录，与书本式目录并存，互为补充。
第十条 档案管理做到各类柜架排列有序，编号统一，索取方便，整齐清洁。
第十一条 保证档案的完整、完全，以防为主，防治结合， 做好防盗、防火、防光、防潮、防虫等工作。
第十二条 档案保管期限分为永久、长期、短期三种。超过保管期限的档案进行销毁前要造册登记，经秘书长审批。
第五章 档案借阅、保密、交接制度
第十三条 非专项工作的档案管理人员非工作需要勿随意翻阅。
第十四条 专项工作档案管理人员遵守保密原则，在工作中不传密、泄密。
第十五条 凡是外单位借阅档案或索取档案资料的，均应持单位介绍信和查阅说明，经秘书长批准方能办理借阅手续。
第十六条 浙江省四川商会档案原则上只供本会使用，查阅时不带出办公室，如特殊情况需要借出的，须经秘书长批准。
第十七条 使用档案资料须认真爱护，不得损坏和丢失，严禁在档案资料上勾划、圈点、涂改、剪裁、拆散等，对损坏档案资料者， 视其情节追究责任。
第十八条 借阅档案资料时，应当面清点案卷材料，归还时须经办人部门检查无误后，方能注销借阅手续。
第十九条 档案管理人员离职前必须办理商会档案交接手续，提供档案交接清单等证明材料，交接双方在交接清单上进行签名。
第六章 档案统计工作
第二十条 建立建全档案统计工作，按年度实行统计。做到档案管理基本情况统计，档案数量统计，档案提供利用及其效果统计等准确、可靠。
第六章 附 则
第二十一条 本制度自浙江省四川商会四届三次会员代表大会通过之日起实施。
第二十二条 本制度由商会秘书处负责解释。